POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MADIAUTOS S.A.S.

Entrada en vigencia: junio de 2014

Última versión: julio 26 de 2018

 

INTRODUCCION

 

Distribuidora Mayorista de automóviles Madiautos S.A.S es una entidad privada, que tiene por objeto la comercialización de vehículos nuevos y usados, comercialización de partes y accesorios para toda clase de vehículos, reparación y mantenimiento de toda clase de vehículos con sede en la ciudad de Bogotá. El artículo 15 de la constitución de la república de Colombia consagra el derecho a conocer, actualizar

y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Igualmente ordena respetar la libertad y demás garantías consagradas en la constitución en la recolección, tratamiento y circulación de datos. La ley estatutaria 1581 del 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional consagrado en artículo 15 de la constitución política. La presente ley establece condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural, igualmente en el artículo 17 “deberes de los responsables del tratamiento” en literal k) se informa de la adopción de una política interna y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley. Madiautos S.A.S está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros general y dando cumplimiento a las disposiciones legales, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con Madiautos S.A.S, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos desarrollados por Madiautos S.A.S. Para efectos de la aplicación de esta política Madiautos S.A.S podrá actuar como responsable o encargado del tratamiento de la información personal suministrada por los titulares.

 

I. DEFINICIONES

 

• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden ser contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato Sensible. Se entiende por dato sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que releven el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre dato personal, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación, o supresión.

• Aviso de Privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Transferencia. Tiene lugar cuando el responsable y/o el encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es el responsable del tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

• Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Consulta. Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

• Reclamo. Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

• Oficial de Protección de Datos. Área o persona de la organización encargada de la función de protección de datos personales y velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos en materia de datos personales.

 

II. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

El responsable del Tratamiento de Datos Personales y otra información de los Titulares es MADIAUTOS S.A.S.., NIT 800.084.728 – 5, domicilio y dirección en la Carrera Av. Carrera 70 # 96 – 05, Bogotá, Colombia; teléfono: (031) 6 24 45 57; correo electrónico: servicioalcliente@madiautos.com.

III. FINALIDAD Y TRATAMIENTO

Madiautos S.A.S recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y licita para cumplir las actividades propias de su objeto y en especial las siguientes:

Información de Cliente. es la base de datos que se encuentra estructurada, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, la cual tiene como

3.1 finalidad:

A.    Medir niveles de satisfacción.

B.    Informar sobre campañas de servicio.

C.    Comunicar campañas promocionales.

D.   Realizar encuestas.

E.    Realizar recordatorios para mantenimientos.

F.    Ejecutar campañas de fidelización.

G.   Enviar invitaciones a eventos.

H.   Rifas.

I.     Realizar actualización de datos.

J.     Invitar a pruebas de vehículo.

K.    Ofrecimiento de productos y servicios.

L.    Comunicar Noticias de Madiautos S.A.S.

M.   Comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

N.   Enviar cotizaciones.

O.   Seguimiento a las cotizaciones.

P.    Reportar novedades en el proceso de compra y entrega de los vehículos y/o servicios de Madiautos S.A.S.

Q.   Campañas de relacionamiento.

R.    Trámite y gestión de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los clientes.

3.1.1 Información de empleados y ex empleados. Es la base de datos que contienen datos de personas naturales que se vinculan laboralmente con Madiautos S.A.S. en esta base de datos se incorporan información privada y pública, cuyo tratamiento tiene como finalidad:

A.    Todas las funciones y acciones que permitan el normal desarrollo de la relación laboral.

B.    Realizar procesos de selección, vinculación, inducción y capacitación.

C.    Gestionar la participación en actividades de bienestar coordinadas por la compañía.

D.   Atender los casos de emergencia que se puede presentar.

E.    Exámenes médicos de ingreso y egreso.

F.    Adelantar los procesos de control.

 

3.1.2 Información de participantes en convocatorias de empleos. Adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se manejan de manera confidencial y se destruyen de conformidad con la reglamentación aplicable, luego de los procesos.

3.1.3 Información de Proveedores. Es la base de datos que contienen datos de las personas naturales y/o Jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados cuyo tratamiento tiene como finalidad:

A.    Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con estos.

B.    Gestión pertinente dentro del sistema de gestión de calidad de la compañía, en lo relacionado con la documentación y evaluación de proveedores.

C.    Adelantar los procesos de control y auditorias interna y externa.

D.   Realizar las gestiones de pagos por contraprestación de los servicios contratados.

 

IV.DATOS SUMINISTRADOS Y FORMA DE OBTENCIÓN

 

MADIAUTOS S.A.S. podrá solicitar expresamente a los titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, los cuales son, entre otros:

4.1. RESPECTO A LAS BASES DE DATOS DE CLIENTES, PROVEEDORES Y VISITANTES

Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de MADIAUTOS S.A.S, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

4.2. DATOS RECOPILADOS PARA LA BASE DE DATOS DE FUNCIONARIOS DE LA RED DE CONCESIONAROS DE MADIAUTOS S.A.S

Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento y edad, dirección de correspondencia, barrio y teléfono de contacto, correo electrónico, firma, necesidades e intereses, empresa o compañía para la cual trabaja, cargo que desempeña en la empresa o compañía para la cual trabaja; información contable, financiera y crediticia, empresa promotora de salud, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a MADIAUTOS S.A.S mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por MADIAUTOS S.A.S, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de MADIAUTOS S.A.S, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. MADIAUTOS S.A.S solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para estos casos, los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Privacidad.

V. COOKIES

MADIAUTOS S.A.S utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan la Pagina Web, entendiendo que el ingreso a la Página Web es una conducta inequívoca de autorización. El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye:

A.    Información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL)

B.    Información acerca del explorador que utiliza el Titular

C.    Detalles de las páginas visitadas por el Titular

D.   Dirección IP

E.    Clicks

F.    Hipervínculos

G.   Consultas  

La mayoría de los exploradores de Internet están configurados para aceptar cookies. El usuario puede cambiar esta configuración para bloquearlas o que se le alerte cuando estén siendo enviadas a su equipo.

VI. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

Mediante el suministro voluntario de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en la presente Política y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a MADIAUTOS S.A.S para recolectar sus Datos Personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y las normas legales aplicables.

VII. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Políticas de Privacidad, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante un comunicado en la Página Web o mediante correo electrónico.

VIII. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD

Por regla general, MADIAUTOS S.A.S no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad, salvo que fuere estrictamente necesario. Sin embargo, en caso de que por algún motivo se llegare a recopilar datos de menores de edad, MADIAUTOS S.A.S tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en las normas de protección de datos personales.

IX. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular autoriza de manera expresa a MADIAUTOS S.A.S para que almacene los Datos Personales de la forma que considere más segura y oportuna para la debida protección de los datos de los Titulares.

X. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 del 2012, Madiautos S.A.S adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad y confidencialidad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Madiautos S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo los siguientes aspectos:

A.    Capacitación del personal que ingresa a la compañía acerca de la política de tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

B.    Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigidos por ley.

C.    Funciones y obligaciones del personal.

D.   Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

E.    Controles periódicos que se deben realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implante.

F.    El acceso al sistema de información está protegido con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización.

G.   Las bases de datos están alojadas en Data Center que otorgan a niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

XI. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud podrá realizarse por los siguientes medios:

Al correo electrónico: servicioalcliente@madiautos.com con los siguientes datos para poder responderle adecuadamente.

A.    El nombre del titular de la información,

B.    El tipo y número de su documento de identidad.

C.    Teléfono fijo o Celular

D.   Correo electrónico: si desea registrar un correo electrónico adicional a la dirección

E.    desde la cual nos escribe.

F.    Comunicación escrita: Avenida Carrera 70 # 96-05 Departamento de Servicio al Cliente.

G.   El nombre del titular de la información,

H.   El tipo y número de su documento de identidad.

I.     Dirección para envió de correspondencia.

J.     Teléfono fijo o Celular

K.    Correo electrónico.

L.    A través de la página web http://www.madiautos.com.co/contacto.

M.   Nombre del titular de la información.

N.   El tipo y número de su documento de identidad.

O.   Teléfono fijo o Celular

P.    Correo electrónico.

Q.   Contactando al administrador (Área de Servicio al Cliente) en Bogotá: 6244557

11.1 RECLAMO

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

A.    Respecto al reclamo, si este resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

B.    Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

C.    Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

D.   El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

E.    En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar a Madiautos S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales.

XII. CONTACTO

·      Razón Social: Distribuidora Mayorista de automóviles Madiautos S.A.S.

·      Domicilio o dirección: Avenida Carrera 70 # 96-05 en Bogotá.

·      Correo electrónico: servicioalcliente@madiautos.com

·      Teléfono: 6244557

·      Página Web: http://www.madiautos.com.co/

XIII. PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La Base de Datos de Madiautos S.A.S., así como los Datos Personales incorporados en ellas, estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.

XIV. LEGISLACIÓN VIGENTE

La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen.

 

 

 

AVISO DE PRIVACIDAD
Responsable: Distribuidora Mayorista de automóviles Madiautos S.A.S. identificada con NIT. 800084728.
De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios para Mantenimientos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de la marca Mazda y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.
El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposen en nuestra base de datos, asa como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho manual puede ser consultado en la página Web: www.madiautos.com.co
A continuación se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por la DISTRIBUIDORA MAYORISTA DE AUTOMOVILES MADIAUTOS S.A.S. y el manejo de sus bases de datos así como el contenido de sus páginas de internet: Toda la información recibida por MADIAUTOS a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforman nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con MADIAUTOS o con la red de concesionarios de las marcas que comercializamos, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos desarrollados por MADIAUTOS, o directamente en nuestras oficinas. El usuario (en adelante el “Titular de la información”) al ingresar su información en alguno de estos medios manifiesta que acepta y conoce que:
La información antes referida está incorporada en una base de datos de la cual es Responsable MADIAUTOS. Esta información será tratada de manera confidencial y será usada únicamente para enviar información u ofrecer los servicios asociados al objeto social de MADIAUTOS. El usuario es libre de suministrarla o no, de tal manera que si acepta la entrega de sus datos a través de cualquier medio, está aceptando estos términos. La información podrá ser recolectada, almacenada, usada, y puesta en circulación, procesada o suprimida, (actividades que se identificarán en adelante como “Tratamiento”) únicamente para actividades relacionadas con el desarrollo del objeto comercial de MADIAUTOS. Durante el Tratamiento de su información, MADIAUTOS observa el cumplimento de los principios contenidos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas complementarias, en especial los referidos a mantener la veracidad de la información, seguridad y circulación restringida, y confidencialidad. Con la entrega de sus datos personales el titular autoriza a MADIAUTOS para contactarlo telefónicamente, o bien para enviarle a la dirección física o de correo indicada en los formatos de registro de datos que ha llenado, información comercial o de servicio, y/o aquella que considere de importancia para los Titulares. Los Titulares de la información entregada podrán ejercer en cualquier momento los derechos que les otorga el artículo 8 de la Ley 1581, dentro de los cuales se encuentra el solicitar información, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, y solicitar prueba de la autorización otorgada y revocarla. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, de conformidad con la ley.
El Titular que no desee ser contactado con posterioridad a la entrega de sus datos, deberá:
a) Manifestar tal decisión al momento de llenar los formatos de recolección de datos. b) Al momento de recibir dicha información vía correo electrónico puede darse de baja de la lista de contacto haciendo clic en el link de opt out, el cual estará claramente señalado. c) Solicitar expresamente su decisión de no recibir más información comunicándose al teléfono 6430920 o al correo electrónico servicioalcliente@madiautos.com Hemos puesto a su disposición el siguiente procedimiento y canal de atención para que usted pueda ejercer sus derechos en cualquier momento y sin costo alguno:
El área encargada de canalizar las solicitudes en materia de Protección de Datos en MADIAUTOS es el Área de Servicio al Cliente, quienes se encargarán de dar una atención personalizada a todos los usuarios y titulares de información. La información de contacto es la siguiente:
DISTRIBUIDORA MAYORISTA DE AUTOMOVILES MADIAUTOS S.A.S. Área encargada: Servicio al Cliente Teléfonos: Bogotá 6430920 ext: 229 Correo: servicioalcliente@madiautos.com Dirección: Avenida Carrera 70 No. 96 – 05, Barrio Morato, Bogotá. En el manejo de la información se mantendrán las garantías y la reserva que imponen la Constitución Política, las normas sobre protección de datos personales y demás normas concordantes y complementarias. Para estos efectos, MADIAUTOS ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y robo de los datos facilitados. MADIAUTOS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a sus páginas web, o por alguna falla técnica en su funcionamiento. Así mismo no asume responsabilidad por los datos inexactos o errores tipográficos que puedan tener los contenidos subidos a la red por el administrador del portal. La política de información aquí contenida se encuentra vigente y ha sido modificada para adaptarse a los parámetros exigidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios siendo su última modificación en Julio de 2013. La vigencia de las bases de datos manejadas por MADIAUTOS dependerá del uso específico dado a la información.
MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES